Aumento expressivo de pedidos de reembolso com violações às políticas. Saiba o que pode e o que não pode ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil mensalmente, no início do ano. Entretanto, ao solicitar o reembolso dos montantes, muitos indivíduos tiveram prejuízo: observou-se um aumento de 78% no número de solicitações com descumprimento das diretrizes de reembolso das organizações.
É essencial que as empresas estejam atentas às políticas de ressarcimento para evitar prejuízos e garantir a transparência nos processos. Manter uma comunicação clara sobre as regras de reembolso contribui para uma gestão financeira eficiente e evita problemas futuros. reembolso
Problemas com Reembolso e Ressarcimento
Em termos financeiros, isso implica R$ 400 mensais em recursos que não são reembolsáveis por funcionário. Caso os equívocos persistam mês a mês, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir a marca de R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos tamanhos.
As infrações mais comuns incluem: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estipulado pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estabelecido pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
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Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo deles. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o departamento financeiro devido a custos adicionais.
A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash, destaca que os problemas na prestação de contas podem ter consequências diretas e negativas.
O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com os gastos do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, ressalta que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma oficial, como por meio de seu site.
As políticas devem abordar as consequências da não conformidade, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem realizou o gasto assume os valores não permitidos. Portanto, a pessoa é obrigada a seguir o que está estipulado na política da empresa. Em caso de reincidência, até mesmo o desligamento pode ocorrer’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado ou até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso das despesas feitas com o cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontá-lo do salário do colaborador.
No entanto, existem outras situações relacionadas a gastos que são mais sérias e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas falsas, que consistem em apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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